Possuir o controle financeiro de uma empresa nem sempre é tarefa fácil, afinal, para que as informações possam ser analisadas, é necessário que existam registros de todos os movimentos que a empresa realizou no seu caixa. Para que isso ocorra, dedicação e conhecimento são fundamentais neste processo.
O fluxo de caixa é uma das ferramentas mais importantes para avaliar a gestão financeira da sua empresa.
Portanto, se você é empresário ou pretende abrir ou comprar uma empresa, a orientação é dedicar diariamente um pouco de tempo para abastecer o fluxo de caixa da empresa e assim estar no comando das finanças e do futuro de sua empresa.
Elaborando um fluxo de caixa
O primeiro passo para elaborar um fluxo de caixa para sua empresa é separar as saídas de dinheiro em pelo menos três categorias:
- fornecedores;
- despesas;
- outras saídas.
Dentro dos pagamentos com despesas, os especialistas sugerem a divisão em outras três categorias. As despesas podem ser administrativas, como papelaria, correio, telefone, internet e salários; comerciais, onde entram gastos com marketing e comissões de vendedores; e financeiras, como juros, multas, IOF, entre outros. Em “outras saídas”, relacione tudo o que a empresa pagou instituições financeiras por meio de amortização de empréstimos, além de pagamento de tributos e investimentos necessários para a operação.
Do outro lado do fluxo de caixa, serão registradas as entradas de dinheiro, que costumam vir principalmente do que a empresa recebe de suas vendas ou contratos. “A venda de um ativo ou um novo aporte também devem entrar neste quesito”, afirmam os especialistas.
Este controle deve ser realizado diariamente e depois de calcular o valor das entradas menos o das saídas, somando ao saldo inicial, o empresário tem acesso ao saldo final do dia. Este número deve bater com o que há nas contas bancárias e no caixa em dinheiro da empresa e caso não bata, o empresário poderá rever seus controles para encontrar os erros.
E se o saldo de caixa ficar negativo? Bem, isso não significa prejuízo. Isso porque, o caixa negativo não significa que a empresa está tendo prejuízo, pode ser um déficit de caixa devido a não entrada de algum recurso previsto, ou alguma despesa que precisou ser quitada.
Contudo, se o saldo do caixa for recorrentemente negativo, vale prestar atenção nas movimentações financeiras da empresa. Isso pode significar que está saindo mais dinheiro do que entrando. Caso isso ocorra, é importante que o empresário análise em detalhes o demonstrativo de resultados, buscando identificar os custos e despesas que estão causando este déficit no fluxo de caixa.
Fluxo de caixa projetado
A mudança no perfil dos consumidores também afetou sua forma de pagamento. Com cada vez mais crédito circulando as pessoas passaram a comprar também a prazo. E isso possibilita que os empresários realizem projeções em seus recebimentos futuros com a ajuda do fluxo de caixa, planilhando não somente o que aconteceu no passado, mas também o que irá ocorrer no futuro.
Se o empresário já sabe que daqui a alguns dias vai precisar pagar as contas junto a seus fornecedores, pode através da projeção de recebimentos se programar e deixar de realizar novos gastos para não precisar apelar para os bancos. As empresas que praticam o controle do fluxo de caixa há mais tempo já possui uma curva de caixa histórico e sabem como é o movimento mês a mês, facilitando o planejamento. Basicamente o fluxo de caixa pode ser comparado com uma bússola que indica as melhores datas para pagar e receber.
A partir desta projeção é possível observar se existe um descasamento das operações, ou seja, entre as contas a pagar e receber. Trabalhar uma negociação maior com os fornecedores e criar estratégias para reduzir o prazo de recebimento junto aos clientes pode ser fundamental para ajustar o fluxo de caixa da empresa. Outro ponto importante e que o empresário deve estar sempre atento é sobre seu estoque, afinal de contas, estoque também é dinheiro.
