O controle de estoque, para empresas que comercializam produtos ou que utilizam materiais para prestarem seus serviços, deve ser um dos principais pontos de atenção dos empreendedores.
Estar por dentro da movimentação do estoque de sua empresa, tendo em mãos tudo que entra e sai do estoque, poder visualizar e analisar quais produtos foram os campeões de venda em um determinado período, quais estão “encalhados” e quais as necessidades de reposição, são algumas das atividades que podem trazer muitas vantagens para a empresa.
Para que os gestores e empreendedores tenham um bom controle de estoque da empresa, é necessário organizar o estoque por tipo de mercadorias que a empresa comercializa, da seguinte forma:
- Registrar no Controle de Estoque a quantidade, o custo unitário e o custo total das mercadorias vendidas pela empresa.
Periodicamente, realizar uma contagem de estoque, o objetivo é analisar se o controle interno está “batendo” com o estoque físico na empresa; - Calcular no Controle de Estoque da empresa o saldo em quantidade, custo unitário e custo total das mercadorias que que estão disponíveis no estoque;
- Para calcular o custo unitário de um determinado produto em estoque, o gestor deverá utilizar o custo médio ponderado em estoque deste produto e dividi-lo pela quantidade total em estoque disponível para venda.
Realizar o controle de estoque físico e financeiro
O controle físico e financeiro de estoque tem como objetivo básico informar a quantidade disponível de cada item existente na empresa, seja ele matéria-prima ou mercadorias para venda, e quanto essa quantidade significa em valores monetários, ou seja, quanto representa em dinheiro.
Controlar as entradas de produtos em estoque e especialmente a saída destes produtos, sejam para produção, no caso das indústrias, ou venda para o consumidor final, no caso de comércio, é uma das atividades mais importantes e básicas em uma empresa.
Apesar disso, grande parte das pequenas e médias empresas não realizam o mínimo de controle em seus estoques, causando “furos” de estoque (quando as quantidades físicas são diferentes das registradas no sistema interno da empresa) e consequentemente, prejuízos para a empresa.
As consequências da falta de controle de estoque não permitem que o empresário ou gestor analise se o consumo dos materiais em estoque está de acordo com a real necessidade da empresa, o que consequentemente irá refletir na assertividade das compras de produto ou insumos para posterior venda, além da previsibilidade de capital para a compra destas mercadorias.
Como exemplo da falta de gestão de estoque por parte dos empresários e gestores, podemos verificar aqueles produtos que sobram de forma descontrolada no estoque da empresa, isso significa capital parado em forma de estoque, que poderia estar melhor empregado em outros produtos de maior giro ou até mesmos investimentos visando o aumento das vendas. A falta de gestão pode desencadear a parada na produção da empresa ou a falta de produtos para venda, causando a diminuição da produtividade e do faturamento.
Recomendações para melhorar a gestão do estoque de sua empresa
O correto controle das entradas e saídas de materiais deve se constituir em uma obrigatoriedade a ser cobrada e verificada rigidamente;
Todas as entradas e saídas devem ser anotadas em fichas de controle ou em um sistema informatizado de ERP;
Qualquer saída de estoque (produção, transferência, troca etc.) deve ser acompanhada de requisição de saída, como por exemplo uma nota de venda;
Não permitir que sejam retiradas mercadorias ou materiais sem a devida requisição e identificação do solicitante;
Implantar o “Inventário Rotativo“. Nesse sistema, diariamente são escolhidos alguns itens para serem contados. As diferenças encontradas deverão ser comunicadas e sua causa, investigada;
Todo processo de movimentação de estoque deve ser estabelecido por meio das Normas de Entrada e Saída de Estoque. Com informações estatísticas sobre o que está saindo, o gestor pode calcular o giro das mercadorias/materiais, auxiliando na compra correta de produtos ou insumos, maximizando o capital de giro da empresa.
Utilizando a ficha de estoque
O principal objetivo da ficha de controle de estoque (que pode ser física ou em um sistema informatizado) é controlar a movimentação individual, as entradas e as saídas dos materiais de estoque, ou seja, produtos acabados, matérias-primas etc. da empresa.
Portanto, para cada produto existe uma ficha correspondente e esta deverá espelhar o estoque físico disponível para utilização da empresa, seja para a produção de algum produto ou para a venda deste produto ao cliente final.
Portanto, para que sua empresa maximize a lucratividade e não perca dinheiro, o controle efetivo do estoque é peça fundamental neste processo. Além disso, com base neste controle cada vez mais as empresas terão à mão as informações referentes aos melhores produtos para cada época do ano e assim vender ainda mais.
